Microsoft Teams

Microsoft Teams

Το Microsoft Teams είναι μια πλατφόρμα συνεργασίας και επικοινωνίας που επιτρέπει σε ομάδες χρηστών να συνομιλούν, να κάνουν βιντεοκλήσεις και συσκέψεις, να κοινοποιούν αρχεία και να χρησιμοποιούν εφαρμογές, όλα σε έναν ενοποιημένο χώρο εργασίας. Χρησιμοποιείται ευρέως από οργανισμούς, εκπαιδευτικά ιδρύματα.
 
Μερικές από τις βασικές Λειτουργίες περιλαμβάνουν:
  1. Συνομιλίες: Συνομιλία σε πραγματικό χρόνο με ένα άτομο ή μια ομάδα.
  2. Συσκέψεις και Κλήσεις: Δυνατότητα διοργάνωσης βιντεοκλήσεων και συσκέψεων με πολλαπλούς συμμετέχοντες.
  3. Κοινή Χρήση Αρχείων: Εύκολη κοινή χρήση εγγράφων και αρχείων.
  4. Ενσωματωμένες Εφαρμογές: Συμπεριλαμβάνει και ενσωματώνει εφαρμογές όπως το Word, Excel, και PowerPoint.
  5. Ομαδικός Χώρος Εργασίας: Δημιουργία συγκεκριμένων ομάδων για τα μαθήματα, τα τμήματα ή τα έργα, με κοινό χώρο για συζητήσεις και αρχεία.
Ο παρών οδηγός παρουσιάζει τις βασικές λειτουργίας δημιουργίας και διαχείρισης μιας συνάντησης (meeting) μέσω της εφαρμογής Microsoft Teams.   
 
Ο παρών οδηγός απευθύνεται στο Ακαδημαϊκό και Διοικητικό Προσωπικό του Ανοικτού Πανεπιστημίου Κύπρου (ΑΠΚΥ), καθώς και στο Συνεργαζόμενο Εκπαιδευτικό Προσωπικό (ΣΕΠ).

Οι φοιτητές έχουν τη δυνατότητα να συμμετέχουν σε συναντήσεις που διοργανώνονται μέσω της πλατφόρμας Microsoft Teams, ωστόσο δεν διαθέτουν δικαίωμα διοργάνωσης (δημιουργίας) συναντήσεων μέσω της εν λόγω πλατφόρμας.   

Δημιουργία Συνάντησης

Δημιουργία Συνάντησης μέσω Microsoft Outlook

Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook και μεταβείτε στην ενότητα Calendar (Ημερολόγιο)
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο Teams Meeting και στη συνέχεια στο Schedule Meeting

Outlook - Calendar
Βήμα 3: Σε αυτό το βήμα θα πρέπει να προχωρήσετε με τη συμπλήρωση των στοιχείων της συνάντησης όπως:     
  1. Title (Τίτλος Συνάντησης): Δώστε έναν περιγραφικό τίτλο.     
  2. Required/Optional(Συμμετέχοντες): Εισαγάγετε τα email των συμμετεχόντων.
  3. Ημερομηνία & Ώρα: Ορίστε ημέρα, ώρα και τη διάρκεια.
  4. Τοποθεσία: Παραμένει ως Microsoft Teams Meeting.
  5. Σώμα μηνύματος: Προσθέστε σημειώσεις, ατζέντα ή οδηγίες.


Βήμα 4:
  1. Πατήστε Send (Αποστολή).
  2. Όλοι οι συμμετέχοντες θα λάβουν πρόσκληση μέσω email με σύνδεσμο για τη συμμετοχή.

Δημιουργία Συνάντησης μέσω της εφαρμογής Microsoft Teams

Βήμα 1: Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams στον υπολογιστή σας και συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τα ίδια στοιχεία πρόσβασης που έχετε για όλες τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του ΑΠΚΥ).
Βήμα 2: Επιλέξτε Calendar (Ημερολόγιο) από την αριστερή πλευρά. Και πατήστε στο New Event


Βήμα 3: Σε αυτό το βήμα θα πρέπει να προχωρήσετε με τη συμπλήρωση των στοιχείων της συνάντησης όπως:
  1. Title (Τίτλος Συνάντησης): Δώστε έναν περιγραφικό τίτλο.   
  2. Required/Optional(Συμμετέχοντες): Εισαγάγετε τα email των συμμετεχόντων.
  3. Ημερομηνία & Ώρα: Ορίστε ημέρα, ώρα και τη διάρκεια.
  4. Τοποθεσία: Παραμένει ως Microsoft Teams Meeting.
  5. Σώμα μηνύματος: Προσθέστε σημειώσεις, ατζέντα ή οδηγίες.
  6. Ενεργοποιήστε την επιλογή TEAMS MEETING

Βήμα 4: Πατήστε Send (Αποστολή).
  1. Όλοι οι συμμετέχοντες θα λάβουν πρόσκληση μέσω email με σύνδεσμο για τη συμμετοχή τους στη συνάντηση.
AlertΤο ημερολόγιο που βλέπετε στο Teams συνδέεται άμεσα με το ημερολόγιο σας στο Office 365.
Alert
Σε μια συνάντηση μέσω Teams μπορούν να συμμετέχουν εώς και 1000 άτομα ενεργά (με ήχο, βίντεο, συνομιλία).



Διαχείριση Τηλεσυνάντησης

 Οι επιλογές διαχείρισης μιας συνάντησης παραμένουν ίδιες, είτε αυτή πραγματοποιείται μέσω TEAMS είτε με φυσική παρουσία.

Τροποποίηση Συνάντησης

  1. Μπορείτε να αλλάξετε ώρα, συμμετέχοντες ή άλλες λεπτομέρειες.
  2. Οι αλλαγές αποστέλλονται αυτόματα στους συμμετέχοντες.

Ακύρωση Συνάντησης

  1. Επιλέξτε τη συνάντηση και πατήστε Cancel Meeting (Ακύρωση Συνάντησης)
  2. Προσθέστε σχόλιο αν χρειάζεται και επιβεβαιώστε.

Επιλογές Σύσκεψης (Meeting Options)

Οι επιλογές σύσκεψης  (Meeting Options) στο Microsoft Teams σας επιτρέπουν να ελέγχετε πώς θα πραγματοποιηθεί μια τηλεσυνάντηση: ποιος μπορεί να μπει απευθείας στο δωμάτιο, ποιος περιμένει στο λόμπι-δωμάτιο αναμονής, ποιος μπορεί να παρουσιάσει, αν θα απενεργοποιούνται μικρόφωνα, αν θα γίνει αυτόματη καταγραφή κτλ.

Μέσω Microsoft Outlook

Για να δείτε τις επιλογές συνάντησης (Meeting Options)  ανοίξτε τη συνάντηση από το ημερολόγιο σας στο Microsoft Outlook και κάντε κλικ στον σύνδεσμο Meeting Οptions.


 Μέσω Microsoft Teams

Πατήστε στο Calendar στην εφαρμογή Teams, βρείτε τη συνάντηση, κάντε διπλό κλικ και στη συνέχεια πατήστε Meeting Options.

Meeting Access (Ποιος μπορεί να παρακάμψει το λόμπι);
 Μπορείτε να επιλέξετε ποιοι μπορούν να μπουν κατευθείαν στη συνάντηση χωρίς αναμονή σε δωμάτιο.

Μόνο όσοι έχουν λογαριασμό στο Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου, λογαριασμό από αξιόπιστους λογαριασμούς και προσκεκλημένοι
Επιλογή

Τι σημαίνει

Everyone (Όλοι)

Κανείς δεν περιμένει στο λόμπι

Everyone in my org, trusted org and guests (Άτομα στον οργανισμό μου, trusted org, προσκεκλημένοι)

Μόνο όσοι έχουν λογαριασμό στο Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου, λογαριασμό από αξιόπιστους λογαριασμούς και προσκεκλημένοι
People  in my org (Άτομα στον οργανισμό μου)

Μόνο όσοι έχουν λογαριασμό στο Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου

People who are invited (Άτομα που προσκλήθηκαν στην συνάντηση)

Μόνο οι προσκεκλημένοι της συνάντησης


Announce when people dialing in join or leave (Να εμφανίζεται ειδοποίηση κάθε φορά που κάποιος μπαίνει/βγαίνει)

Σημείωση: Απενεργοποιήστε το για συναντήσεις με μεγάλο αριθμό συμμετεχόντων.

Roles (Ρόλοι συμμετεχόντων)

Choose co-organizers (Επιλογή συνδιοργανωτών): έχει τα ίδια δικαιώματα με τον διοργανωτή της συνάντησης
Who can present (Καθορίζει ποιος έχει δικαίωμα να κάνει κοινή χρήση οθόνης, PowerPoint , ήχο κ.λπ.)

Επιλογή

Τι σημαίνει

Everyone (Όλοι)

Όλοι μπορούν να παρουσιάσουν

Everyone in my org and guests (Άτομα στον οργανισμό μου και  προσκεκλημένοι)

Μόνο όσοι έχουν λογαριασμό στο Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου και προσκεκλημένοι

Specific People (Συγκεκριμένα άτομα)

Μπορείτε να επιλέξετε ποιοι μπορούν να παρουσιάσουν

Only organizers and co-organizers (Μόνο ο διοργανωτής και οι συνδιοργανωτές)

Μόνο ο διοργανωτής  και οι συνδιοργανωτές  της συνάντησης


Production Tools
Allow mic for attendees: Επιλέξτε εάν θέλετε οι συμμετέχοντες να ενεργοποιούν το μικρόφωνο τους ή όχι.
Allow camera for attendees: Επιλέξτε εάν θέλετε οι συμμετέχοντες να ενεργοποιούν την κάμερα τους ή όχι.
Meeting Chat: Επιλέξτε εάν θέλετε να επιτρέψετε στους συμμετέχοντες να γράφουν και να αποστέλλουν μηνύματα στο chat
  

Recording & transcription (Καταγραφή και απομαγνητοφώνηση συνάντησης)                     

Record and transcribe automatically: Επιλέξτε εάν θέλετε να γίνει καταγραφή και απομαγνητοφώνηση της συνάντησης αυτόματα με την είσοδο στο δωμάτιο της συνάντησης.

Μόλις κάνετε τις αλλαγές στα Meeting Options πατήστε Αποθήκευση (Save). Οι ρυθμίσεις θα ισχύουν για όλους τους συμμετέχοντες της συγκεκριμένης τηλεσυνάντησης. Μπορείτε να κάνετε αλλαγές ακόμα και αν έχετε ήδη αποστείλει την πρόσκληση. 

Είσοδος στη Σύσκεψη

Μέσω ημερολογίου του Outlook

  1. Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook και πηγαίνετε στην καρτέλα Calendar
  2. Βρείτε την προγραμματισμένη συνάντηση που έχετε δημιουργήσει.
  3. Κάντε κλικ στη συνάντηση για να την ανοίξετε και να δείτε τις λεπτομέρειες.
  4. Πατήστε στο Join the meeting now. 

Μέσω της εφαρμογής Microsoft Teams

  1. Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams.
  2. Στο αριστερό μενού, επιλέξτε Calendar
  3. Βρείτε τη σύσκεψη που έχετε δημιουργήσει στο ημερολόγιο.
  4. Κάντε διπλό κλικ στη σύσκεψη και επιλέξτε είτε το Join πάνω δεξιά είτε το Join the meeting now στο κάτω μέρος της πρόσκλησης.


Πατώντας Join εμφανίζεται η ακόλουθη οθόνη:


Στην οθόνη αυτή μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την κάμερά σας και το μικρόφωνό σας πριν τη σύνδεση στην συνάντηση. Πατήστε Join now
για να εισέλθετε στη συνάντηση.
 
Η οθόνη της συνάντησης είναι η ακόλουθη, στην οποία μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την κάμερα και το μικρόφωνό σας επιλέγοντας τα κατάλληλα εικονίδια.

Επιλέγοντας το εικονίδιο People εμφανίζονται στη δεξιά πλευρά οι συμμετέχοντες (Participants) της συνάντησης:



Επιλέγοντας το εικονίδιο Chat εμφανίζεται στο δεξί μέρος το παράθυρο επικοινωνίας, όπου μπορείτε να γράφετε τα δικά σας μηνύματα (τα οποία μπορούν να διαβάσουν όλοι οι συμμετέχοντες) αλλά και να βλέπετε τα μηνύματα των άλλων:

Share Content

Ο διαμοιρασμός υλικού στο Microsoft Teams γίνεται εύκολα και μπορεί να περιλαμβάνει αρχεία, παρουσιάσεις, συνδέσμους, εικόνες κ.ά.     



Για να διαμοιραστείτε υλικό με άλλους συμμετέχοντες πατήστε στο Share Content και επιλέξτε:

  1. Screen (όλη την οθόνη σας)
  2. Window (Παράθυρο συγκεκριμένης εφαρμογής)
  3. PowerPoint παρουσίαση
  4. Microsoft Whiteboard (Πίνακας συνεργασίας)

Εάν η παρουσίαση σας περιέχει ήχο, τότε επιλέξτε και το Include sound.

Καταγραφή συνάντησης


Υπάρχει η δυνατότητα να καταγράψτε τη συνάντηση για να διατηρήσετε τη δραστηριότητα ήχου, βίντεο και κοινής χρήσης οθόνης.

Warning
Η καταγραφή αποθηκεύεται στον προσωπικό σας φάκελο στο Οne Drive. Παραμένει διαθέσιμη για 30 ημέρες προς όλους τους προσκεκλημένους της συνάντησης. Μετά το πέρας των 30 ημερών, διαγράφεται αυτόματα χωρίς δυνατότητα ανάκτησης της.

Συνεπώς, εάν χρειάζεστε το αρχείο με την καταγραφή τότε θα πρέπει να το ανακτήσετε πριν να διαγραφεί και να το αποθηκεύσετε σε μορφή .mp4 στον υπολογιστή σας.

Η εφαρμογή μόλις ενεργοποιηθεί η καταγραφή της συνάντησης ενημερώνει όλους τους συμμετέχοντες με αυτόματο μήνυμα στο chat για το ποιος έχει ενεργοποιήσει την καταγραφή. 

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης (meeting), πατήστε στο Μore (τρεις τελείες ···) για περισσότερες επιλογές.
  1. Επιλέξτε Record and Transcribe και στη συνέχεια Start recording 
  2. Η εγγραφή θα περιλαμβάνει:
    1. Βίντεο/ήχο ομιλητών
    2. Οθόνη που παρουσιάζεται
    3. Συνομιλίες (chat) και υπότιτλους (αν είναι ενεργοποιημένοι)

Τερματισμός Καταγραφής

Για να τερματίσετε την καταγραφή, πατήστε στο Μore (τρεις τελείες ···) για περισσότερες επιλογές.
  1. Επιλέξτε Record and Transcribe και στη συνέχεια Stop recording.

 


Η εφαρμογή μόλις απενεργοποιηθεί η καταγραφή της συνάντησης ενημερώνει όλους τους συμμετέχοντες με αυτόματο μήνυμα στο chat για το ποιος έχει απενεργοποιήσει την καταγραφή καθώς και για τον χώρο που έχει αποθηκευτεί.


Notes
Η καταγραφή συνεχίζεται ακόμη και αν το άτομο που ξεκίνησε την εγγραφή έχει αποχωρήσει από τη συνάντηση.
Notes
Η καταγραφή διακόπτεται αυτόματα όταν αποχωρήσουν όλοι από τη συνάντηση.
Notes
Εάν κάποιος ξεχάσει να αποχωρήσει από τη συνάντηση, η εγγραφή λήγει αυτόματα έπειτα από τέσσερις ώρες.

Έξοδος από την συνάντηση

Πατώντας στο εικονίδιο Leave πάνω δεξιά, μπορείτε να αποχωρήσετε από τη συνάντηση.

 Καλές πρακτικές 

  1. Συνδεθείτε τουλάχιστον 15 λεπτά πριν την ώρα έναρξης της συνάντησης.
  2. Ελέγξτε τον ήχο και την κάμερά σας.
  3. Να έχετε έτοιμο το περιεχόμενο και τις εφαρμογές που σκοπεύετε να διαμοιράσετε στη συνάντηση.
  4. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πώς να διαμοιράζετε την οθόνη σας.
  5. Μην έχετε ανοικτό το μικρόφωνο σας, όταν δεν μιλάτε.
  6. Ελέγχετε τη λίστα των συμμετεχόντων στη συνάντηση, καθώς και τους συμμετέχοντες που βρίσκονται στο δωμάτιο αναμονής (Lobby) εάν έχετε κάνει την συγκεκριμένη επιλογή.          

Περισσότερες πληροφορίες

Περισσότερες πληροφορίες για την χρήση του Teams Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα https://support.office.com/en-GB/office-training-center και επιλέξτε το Microsoft Teams
για πρόσβαση σε ενότητες εκπαιδευτικών βίντεο κλιπ.








    • Related Articles

    • Microsoft Office 365 - Εισαγωγή

      Microsoft Office 365 Το Office365 είναι ένα δυναμικό πρόγραμμα το οποίο περιέχει μια σειρά από υπηρεσίες και εφαρμογές που μπορούν να αξιοποιηθούν από την Πανεπιστημιακή Κοινότητα. Οι υπηρεσίες και εφαρμογές που προσφέρονται στο παρόν στάδιο, στο ...

    • Ημερολόγιο Office 365

      Ανοίξτε ένα φυλλομετρητή ιστού. Μεταβείτε στη διεύθυνση https://login.microsoftonline.com. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία σας έχει παραχωρηθεί από το Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου και πατήστε Next. Πληκτρολογήστε τον ...

    • Εγκατάσταση λογισμικών Office 365

      Ανοίξτε ένα φυλλομετρητή ιστού. Μεταβείτε στη διεύθυνση office.com . Εάν δεν έχετε πραγματοποιήσει ήδη είσοδο, επιλέξτε Sign in . Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία σας έχει παραχωρηθεί από το Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου ...

    • Ενεργοποίηση λογαριασμού με Multi Factor Authentication (MFA)

      Το Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου έχει ενεργοποιήσει το Multi-Factor Authentication (MFA) για τον λογαριασμό σας στο Office 365. Το MFA είναι μια μέθοδος ελέγχου επαλήθευσης ταυτότητας για τους χρήστες κατά τη σύνδεσή τους στην πύλη του Office ...

    • Προσθήκη εναλλακτικής επαλήθευσης ταυτότητας χρήστη (SSPR)

      Βήμα 1: Αφού έχετε συνδεθεί στον λογαριασμό σας, κάντε κλικ στο Account Manager - : Βήμα 2: Κλικ στο View account, από την πτυσσόμενη λίστα που εμφανίζεται: Βήμα 3: Κλικ στο Security info: Βήμα 4: Κλικ στο + Add sign-in method: Βήμα 5: Κλικ στο ...